今回、初めて新型コロナワクチン接種予診票保管システム「HospiCC」のトライアルを試して、その後3ケ月、継続使用した感想を記させて頂きます。コロナワクチンの予診票の管理は元々大変になると予想されていました。これは数百件レベルでも数千件レベルでも同じように多量の紙媒体が発生するため、検索が難しく必要なデータを見ることが困難だからです。今後どうしようか?高価なシステムを導入する程ではないしと悩んでいました。その時にチラシがFAXで送られてきました。
当初チラシで「HospiCC」の情報を見たときは「本当にそんな事できるんかな?」「どこかのサーバーにデータが保存されて悪用されたりしないかな?」など様々な懸念が生じて思い切ってフィオーレさんに直接お問合せしました。開発担当者さんからは、サーバーを経由しないシステムでスタンドアローン(クラウドを使用しないで、パソコン本体上での使用になる)でも使用できます。高い確率でミスなく読み込みしますので安心して使ってください等の親切なご説明を頂きました。
トライアルを試してみると本番さながらのソフト(システム)を使用でき、また保存したデータもそのまま残るとあって、非常に驚きと共にその可能性の高さに感動して作業をさせて頂きました。富士通のScanSnapを当院では使用していますが、一気に流れる様にPDFに変換されており、題名に患者氏名が自動で入力されています。
予診票を束にして読み込む際には、なんだかストレス発散しているかのような気持ちいい爽快感がありました。スキャンが終了すると自動的に予診票はフォルダに分類されます。データを読み取り保存するフォルダと、PDFに変換した後に保存されるフォルダとが分かれている仕組みですが、最初に読み取った後保存されるフォルダからPDF変換後に保存されるフォルダにも「HospiCC」が起動していれば自動的にファイルが作成されどんどん移動します。最後には読み取りフォルダは空になります(全てPDFに変換され保存フォルダに移動する)ファイルがどんどん移動しているのが目に見えるので「凄い事が起こっている!」と毎回ひとり感動しておりました次第です。理事長に使用状況を報告したところすぐに導入が決定し、3ケ月の使用申込を行いました(当然ながら現在使用の再延長をお願いしております)
当然読み込みのエラーが全くない訳ではないですが、変換する際の一覧に表示する項目を選べるので、必要な項目に絞り読み込めば、高い確率で正しい読み込みが出来ます。保存したあとはデジタルデータになりますので、紙資料をパラパラ捲って探す必要もなく、検索一発で目当ての資料にたどり着きますので、スタッフ一同作業の効率面・使いやすさも含め非常に満足しております。仮に数百件レベルの接種としても非常に役立つソフトですが、当院ではコロナワクチン接種は、6月頃よりはじめ、数千件レベルとなっています。効率も費用対効果でも担当者は1名で十分に対応可能です。
今後インフルエンザなど他の種類の予診票に応用される事があれば、更に業務が効率化され医療機関としては無くてはならないソフトになると思います。フォーレさん!何卒宜しくお願い致します!!
テスト条件 | 結果 |
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スキャナ:canon imagePRESS C165 ①400×400dpi 自動(カラー/グレースケール) ②400×400dpi フルカラー ③400×400dpi グレースケール |
成功枚数/テスト数 ①12/12 ②12/12 ③11/12 終了までの所要時間:1分程度 |
スキャナ:canon imagePRESS C165 ①400×400dpi フルカラー |
成功枚数/テスト数 ①48/50 終了までの所要時間:4分20秒 |
スキャナ:canon imagePRESS C165 ①600×600dpi 自動(カラー/グレースケール) ②600×600dpi フルカラー ③600×600dpi グレースケール |
成功枚数/テスト数 ①12/12 ②11/12 ③11/12 終了までの所要時間:1分程度 |
スキャナ:canon imagePRESS C165 ①300×300dpi 自動(カラー/グレースケール)高圧縮 ②400×400dpi 自動(カラー/グレースケール) ③600×600dpi 自動(カラー/グレースケール) |
成功枚数/テスト数(分) ①19/24(2:04) ②23/24(2:17) ③22/24(2:49) |
スキャナ:canon imagePRESS C165 ①400×400dpi 自動(カラー/グレースケール) |
成功枚数/テスト数: 84/100 終了までの所要時間:8分38秒 |
スキャナ:canon imageRUNNER ADVANS C3520F ①400×400dpi フルカラー |
成功枚数/テスト数: 79/100 終了までの所要時間:8分35秒 |
スキャナ:canon imageRUNNER ADVANS C3520F ①600×600dpi 自動(カラー/グレースケール) |
成功枚数/テスト数: 81/100 終了までの所要時間:9分40秒 |
スキャナ:canon imagePRESS C165 ①300×300dpi 自動(カラー/グレースケール)高圧縮 医療従事者対象予診票 |
成功枚数/テスト数: 49/50 終了までの所要時間:4分 |
スキャナ:canon imagePRESS C165 ①300×300dpi 自動(カラー/グレースケール)高圧縮 医療従事者対象予診票 |
成功枚数/テスト数: 98/100 終了までの所要時間:8分39秒 氏名の目視チェック: 10分 |
※OCR処理の結果は、原稿の活字の鮮明さ、大きさによる部分が大きく、複合機などスキャナーの性能、画像解像度によっても異なります。 「10日間無料お試し版」をご利用頂き、最適なシステム環境をご検討ください。 ※医療従事者対象予診票は100枚中98枚が正確に読み取れていました。 一般の接種券より文字が大きいからです。2枚は「処理不能フォルダ」に入っていましたが、OCRの限界があると思われます。2枚は氏名を手入力して正規フォルダーに戻しました。 目視チェックは氏名のみ行いました。10分程度かかりました。ペースはゆっくりでした。 手入力では2時間以上かかると思われる100枚の入力作業を、ほぼ20分で行いました。 100枚、1,000枚の処理を考えた場合、月々3,960円のコストパフォーマンスの高さをお考え下さい。 一旦監視フォルダにスキャンした予診票を貯めておいて、後で「開始」をクリックすると、時間的には早くなり、まとめて作業ができるので、効率的です。お試しください。 |
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スキャナ:canon imagePRESS C165 ①600×600dpi 自動(カラー/グレースケール) ②600×600dpi フルカラー ③600×600dpi グレースケール |
成功枚数/テスト数 ①12/12 ②11/12 ③11/12 終了までの所要時間:1分程度 |